Algunas presentaciones resultan aburridas y otras nos enganchan desde el principio. ¿Cuál es la fórmula del éxito?
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Seguro que has asistido a presentaciones en las que te has aburrido y casi (o sin “casi”) dormido en tu asiento. Porque el tono del ponente era monótono, porque las slides o diapositivas eran muy densas en contenido, porque era justo después de comer y había poca luz…
Y sin embargo, en otras charlas, clases o conferencias tu atención hacia la presentación ha sido total y fácil desde el minuto 1.
¿Por qué sucede esto? ¿Cuáles son las claves para triunfar con una presentación? ¿Puedes incorporarlas a tu caso particular? Sí, puedes. Quizás al principio te cueste cumplir con todos los pasos, pero es solo cuestión de tiempo y empeño lograrlo.
Estas son mis 15 recomendaciones para una buena presentación.
Sobre el documento
1-. Decide tus mensajes principales
Establece los 3 o 4 mensajes concretos con los que quieres que tu audiencia se quede al final de tu exposición. Si los vas desgranando a lo largo de tu presentación, puedes reunir esos 3 o 4 mensajes a modo de resumen en la penúltima diapositiva (la última es la de cierre, con tus datos y el mensaje “Muchas gracias por tu atención”).
2-. Elabora mensajes breves y claros
Va ligado al punto anterior: si puedes expresar algo en pocas palabras, hazlo, no te extiendas. Menos es más (¿cuántas veces lo has oído?). Si vas a comunicar un concepto complejo, piensa si puedes dividirlo en mensajes más breves y fáciles de comprender antes de construir el mensaje complejo final.
3-. No llenes la diapositiva de texto, si puedes evitarlo
Una pantalla llena de texto espanta. Una pantalla que “respira” resulta mucho más ligera y atractiva. Si tienes mucho texto, divídelo en 2 o 3 diapositivas. Será visualmente más efectivo.
4-. Escoge un tamaño y tipo de letra que se pueda leer
Parece de cajón, sí, pero cuando no nos cabe todo lo que queremos poner en una diapositiva, nos tienta el recurso de reducir el tamaño de letra. La legibilidad irá en función del tamaño de la pantalla en la que se proyecte y de la distancia del público a ella, pero en general no uses letra de tamaño inferior a cuerpo 18.
¿Y qué tipografía escoger? Puedes optar por un único tipo letra, de fácil lectura (mejor las de “palo seco” como la Arial, que las serif como la Times), y jugar con tamaños y estilos (negrita). O establecer un tipo de letra para los títulos y otro para el resto del texto. Pero imponte tu propio libro de estilo: establece el formato desde el principio y comprueba que no cambia de una diapo a otra.
5-. No abuses de los colores
Usa colores para dar vida al conjunto, para establecer prioridades de lectura, para destacar elementos. Pero establécelos también desde el principio y no crees estridencias.
Emplea, en general, tus colores de marca, pero que nunca comprometan la lectura. Por ejemplo: si tu logotipo es de color amarillo, no uses el amarillo para el texto, porque no destaca suficiente sobre el fondo blanco (y un fondo negro acaba cansando la vista, así que tampoco).
6-. Incluye imágenes
Emplea imágenes para “romper” las masas de texto. Pero ten en cuenta que la atención de tu público irá primero a la imagen, luego a los titulares, luego al texto más pequeño y por último volverá a ti. Así que no digas lo más importante justo al mostrar la diapo, salvo que sea directamente para comentar la imagen, como por ejemplo “¡Y esta es la foto ganadora!”
Las imágenes permiten que la presentación respire, le dan riqueza visual. Permiten a menudo resumir un concepto o una serie de ideas en un solo elemento de forma gráfica. Así que busca imágenes que liguen bien con tu presentación. Procura que se vean bien: una imagen pixelada no tiene excusa.
Puedes usar imágenes de internet si tu presentación no va a tener un uso comercial. Tendrás que plantearte la adquisición de imágenes o la especificación de autoría y copyright si trasladas tu documento a otros entornos (una web, un libro…).
7-. Muestra pocas cifras cada vez
Salvo que estés presentando un balance, o necesariamente tengas que mostrar una hoja de cálculo, inundar la pantalla de números hace que tu público se pierda. Si no puedes evitarlo, al menos centra la atención en uno o dos datos (mejor si tienes un puntero o si en la propia diapositiva recuadras esa información.
Un ejemplo: la presentación de negocio que más recuerdo, realizada tras otras cuatro del mismo tema, fue una en la que en pantalla se mostraba únicamente un número, ocupando todo el espacio de la diapositiva: “129”. El ponente comentó: “este es nuestro objetivo de facturación: 129 millones de euros”. Tras él vinieron 5 ponentes más, algunos incluso con expectativas de negocio mayores, pero al acabar la sesión todos recordábamos SU objetivo. Lo logró: mensaje colocado.
Como espectador, ¿qué te llama más la atención, esto…
…o esto?
Sobre ti
8-. No seas estático/a
Muévete por el escenario, si puedes hacerlo. Si estás en una mesa, posiblemente puedas levantarte y pasearte. Si no es oportuno o no te sientes cómodo/a con esta opción y permaneces en tu asiento, procura al menos servirte de la comunicación gestual y verbal: mueve las manos, alterna mirar a la pantalla y al público, sonríe, marca pausas y cambia ritmo de exposición.
9-. No leas; comenta
Tu público es más rápido leyendo lo que pones en pantalla que tú verbalizándolo. Tus oyentes habrán acabado de leer en silencio cuando tú estés aun leyendo en voz alta. Y mientras leen, no te escuchan, así que ¿de qué te sirve? Pon en pantalla conceptos de lectura rápida para que los lean y vuelvan de nuevo su atención hacia ti. Y entonces comentas ese concepto, no leyéndolo, sino dándole otro enunciado, explicándolo en otras palabras.
Dicho de otro modo, es como si en pantalla tienen un índice y tú amplías ese índice.
10-. Cambia de ritmo
Juega con las pausas, con variaciones de intensidad (volumen) de voz y con diferentes velocidades en tu locución. Cuando expreses uno de los mensajes principales (los del punto 2) a modo de sentencia, haz una pausa que permita a todos interiorizar lo que acabas de decir.
Prueba a grabarte mientras ensayas y luego escúchate. No te preocupes, a casi nadie le gusta su propia voz cuando la oye reproducida; lo importante es que compruebes si juegas bastante con sus posibilidades. Una voz siempre igual es monótona, aburre, induce al sopor y por supuesto hace desconectar al oyente.
Por ejemplo: al remarcar los puntos diferenciadores de tu negocio o los principales hitos, ralentiza un poco el ritmo, eleva el volumen y pronuncia las palabras una a una, haciendo que cada una sea “protagonista”: “tras 5 años desarrollando nuestro producto, vendemos [cambio] cien… unidades… cada… día [pausa de 2 segundos]… cien… unidades… [y vuelta al ritmo normal].
11-. Establece contacto visual
No hables a las paredes, al infinito o al papel que uses como chuleta. El público está ahí para escucharte, así que tienes que dirigirte a ellos. Mira a los asistentes a los ojos, yendo de una cara a otra, sin detenerte demasiado tiempo en cada una –¡cuidado, evita las “caras-trampa” que te atrapan y distraen de tu discurso!–, y conseguirás que sientan que participan, no de una exposición, sino de una charla.
12-. ¡Ojo con los chistes!
No hay nada peor que intentar hacer reír y que la sala guarde silencio. Tú te abochornarás y el público sentirá vergüenza ajena por ti. El humor es algo complejo y subjetivo, y una misma frase que suena divertida expresada por una persona lo es menos expresada por otra. Si tienes claro que conseguirás esa respuesta buscada, adelante, es bueno para cambiar el ritmo y crear un ambiente propicio. Pero si no lo tienes claro, mejor evita riesgos.
13-. Frases cortas, mejor digestión
Las frases cortas son más fáciles de descodificar (de traducir a pensamientos), con frases largas “complicas la digestión” y te arriesgas a que pierdan el hilo. Por supuesto tienes el apoyo visual de la presentación, pero no confíes exclusivamente en ello y apuesta por la concisión.
Siempre que puedas, da el titular de la idea, haz una mini pausa y a continuación explicas un poco esa idea. ¡Y no te enrolles!
Sobre el entorno, el contexto y el “después”
14-. Hazte a la idea: no hay “horas buenas”
¿Te toca exponer a primera hora de la mañana? Tendrás que lidiar con el sueño de algunos. ¿Te toca hacerlo como cierre de las ponencias de la mañana? Tendrás que lidiar con el cansancio de muchos. ¿Te toca hacerlo justo después de la comida? Tendrás que luchar contra la modorra de esa siesta que nadie puede echarse pero que les persigue. ¿Te toca hacerlo después de un auténtico “crack” de las presentaciones y sientes que el público va a estar aun pensando en esa exposición? Tendrás que poner lo mejor de ti.
El entorno y las condiciones a menudo juegan en nuestra contra. Sea como sea, tienes que amenizar, entusiasmar, seducir, implicar. Confía en tu planificación y en los ensayos que has realizado los días previos y te irá bien.
15-. Queda a disposición de la gente
Acabada tu exposición, procura permanecer localizable en la sala para atender a esa persona o personas que quieran comentarte o preguntarte algo. Tu exposición no acaba necesariamente cuando muestras la diapositiva de cierre y agradecimiento, y ese público que se acerca a ti al acabar puede aportarte ideas nuevas, cuestiones a incluir en una revisión o una propuesta de colaboración del tipo que sea. Así que no desaparezcas enseguida de la sala si puedes evitarlo. No pierdes nada por esperar unos minutos.
Y por supuesto, si te quedan dudas sobre algo, quedo yo también a tu disposición.
